コスト削減の重要な考え方に「標準化」があります。コスト削減と標準化がリンクする人は多くないかもしれません。
コスト削減における標準化は、当たり前のことのようで、各企業が取り組めていません。
今日ご紹介する「標準化」はコスト削減に取り組む前段階の重要な概念として認識しておきましょう。標準化の概念を理解しており、意識して取り組むだけで生産性の向上にもつながりますし、横展開で取り組みを広げていくことができます。
コスト削減に取り組んでいる方は、今日の記事必見です！
コスト削減の標準化って何？
標準化は、簡単に言えば「やり方を統一する」ということです。
仕事において目指すべきゴールは同じなのに、人によってプロセスが違う業務が多数存在していた場合、そのプロセスの数だけ独自のルールが存在することになります。
プロセスの数が少なくなれば、業務はシンプルになりますよね。つまり、バラバラになっているプロセスを統一していくことが「標準化」です。
コスト削減の標準化が必要な例
実際に企業に存在している標準化でコスト削減が実現できる例をご紹介します。
①見積書の発行
各部門で見積書発行のルールは統一化されていますか？人によって見積書のフォーマットが違ったり、見積書内の計算方法が違ったりする場合があります。
ある企業では、見積発行のシステムが存在していました。いわゆる販売管理システムから見積書を発行することができます。しかし、そのシステムの仕様には合わない見積書を発行しなければならない場合が結構ありました。それが値引きが発生する時です。
単純に値引きをするのではなく、割合で引いてみたり、独自のコメントを入力してみたり。お客様のタイプや温度に合わせて、値引きの項目をうまく活用していたのです。
そうなると、システムでは融通が利かないからエクセルで作る人が増えてくるわけです。管理者が見積もりの内容を確認しようと思ってもシステムでは検索に引っかからない・・・かといってエクセルファイルはどこに保存されているかも分からない・・・こんな状態ではコストがかかるに決まっていますよね。
②パソコンのキッティング
あるIT企業では、新人にパソコンのキッティング作業（初期設定）を任せる風習がありました。社内のパソコンですから社内の人しか使わず、新人教育には持ってこいだったのです。
しかし、その企業にあるキッティングマニュアルが風化していました。キッティングのやり方は時代に合わせて変更しているのに、マニュアルの更新がされていなかったのです。
新人にとってマニュアルが頼れないとなると、近くにいる上司やトレーナーを頼るしか方法がありません。やり方を常に説明しなければなりませんし、質問も多くなってしまいます。新人教育だからと割り切っていましたが、結局有識者がやった方が早いというムダな時間がコストとして生まれてしまっていたのです。
コスト削減の標準化を実施するためには？
標準化によってコスト削減をするためには、まず標準化されていない業務を探さなければなりません。誰か代表者を決めて、業務の見える化に取り組むのがベストです。
いや、最初は小さいところからやってみたい、というのであれば、ヒアリングをするだけでも標準化すべきことは見つかるものです。
先程の例の場合、どのように標準化すればいいのでしょうか。
①見積書の発行を標準化
２つのパターンがありますね。１つはシステムの改訂をする場合です。見積書はシステムからしか出してはいけないことをルール化してしまい、様々なイレギュラーにも対応できる仕様変更をするのです。ベストな方法ではありますが、これだとコストがかかってしまいます。
もう１つの方法は、エクセルで統一化してしまうことです。エクセルのフォーマットは予め決めておいて、そのフォーマットをコピーして作成するルールを作ってしまいます。
併せて、保存しておくファイルサーバーの場所も決めておきます。エクセルファイルに統一する場合には、命名規約（ファイル名の付け方）も決めておくといいです。他の人がファイルを検索するのが容易になるメリットがあります。
②パソコンのキッティングを標準化
マニュアルが最新になっていないために、間接業務のコストがかかってしまうシーンは他にもあると思います。この場合、マニュアルが最新になるように、常にメンテナンスをしておくことが正解とは限りません。よくマニュアルがあっても見ない場合がありますし、イレギュラーだらけの作業の場合は最新にするメンテナンス業務だけで日が暮れてしまいます。
こういった場合に私がお勧めしているのは、簡易的なマニュアルだけを残しておく方法です。キッティングの例であれば、インストールする流れは記載するけれども、インストールするソフトは記載しない。インストールするソフトは情報資産管理をしている別表にでも準備しておくようにするのです
そうすることで、マニュアルのメンテナンスをする必要もありませんし、質問の量を減らすこともできます。マニュアルの準備については、標準化の考え方で大きなポイントになると思います。
標準化する＝マニュアルを作る、と勘違いしている人もいるくらいです。標準化でコスト削減する時に見極めるポイントとして認識しておきましょう。
コスト削減について、こちらの記事も参考にしてください！
コスト削減の標準化についてまとめ
標準化させる手法は難しく考えればたくさんあります。業務の見える化をすることで、全社で標準化すべきリストを洗い出すこともできます。
しかしまずは、身近にあるイレギュラーなプロセスを探して、標準化に取り掛かる事から始めてみてください。実際にやってみて、コスト削減の効果が見えてくると、他のシーンでも活用できる標準化を探すモチベーションにもつながります。
