御社の働き方改革、コスト削減の実現に向けて「アウトソーシング」はとても有効な手段の一つです。社会全体で見てもアウトソーシングを導入する企業は年々増えてきており、その必要性には気付いている人が多いのですが、導入するとなると何から始めればいいのか分からない。
アウトソーシングは効果があるよな
↓
とはいえ、何から始めればいいのか分からないんだよな
↓
しばらくは、今のままにしておこうか
こんな脳内ループをしているご担当者様は多いのではないでしょうか。アウトソーシングは、導入すれば様々な効果が出ますが、導入しなくても業務が止まることはありません。これまで通りなだけです。
なかなかアウトソーシングの検討に踏み出せないのは、何を準備すればいいのか分からないからです。
アウトソーシングの準備で絶対にすべき１つのこと
アウトソーシング導入には様々な準備が必要です。場合によっては、３か月、半年と期間も長くかかります。準備が大変だから、前に進めないのもアウトソーシングのデメリットの１つかもしれません。
しかしただ１つ,これだけ準備をすればアウトソーシングの導入検討が前に進めるというものがあります。それが、業務の体系図です。
アウトソーシングを利用したことが無い人は、「何からアウトソーシングしようかな」と悩むことに時間を費やします。それはもっと後でいいです。あなたの身の回りにある業務の体系図を作るようにしてください。
下の表を見てください。
たったこれだけです。社内全体の分を作るのではなく、自分の身の回りにある業務でいいです。これなら、どれだけ長く見積もって３０分で完了します。
業務の体系図を作った後はどうする？
さて、業務の体系図を作ったら業者さんを探します。アウトソーシングのサービスを展開している企業のことをアウトソーサーと言います。
一番良いのは、取引先からアウトソーサーを紹介をしてもらう方法です。信頼感が違いますからね。取引先でアウトソーサーとのコネクションが無い場合は、ググってください。そして、たくさんのアウトソーサーに会ってください。
アウトソーシングの導入が初めての場合は、たくさんのアウトソーサーに会って話をします。その時に、先程作った業務体系図を見せるのです。それぞれのアウトソーサーによって反応は様々だと思います。私が予想するアウトソーサーの反応／見解と、それに対する対応策／次のステップをまとめます。
①これだけではよく分かりませんね
だって、初めてなのでそれも含めて相談をしたいのですよ。
アウトソーシングの導入をしたことが無い御社に対して、寄り添ってくれない業者さんは「合わない」と思って付き合わないようにしましょう。アウトソーシングでは、業務を渡すことになります。つまり、御社と継続的に寄り添ってくれる業者さんでなければ、成功するわけがありません。上から話しかけてくる業者もＮＧです。
②この中で、特に気になる業務はありますか？
私としては、○○ですが他社事例はどうですか？
先程の体系図では、仕事の範囲が結構広かったですよね。総務／経理／人事と部門が３つ記載されていました。初めてアウトソーシングを導入する際は、スモールスタートがベストです。特に気になるところを聞いてくるアウトソーサーは多いと思います。
総務はこんなことが大変で、経理は月末月初が忙しくて、みたいにコミュニケーションを取っていると、頭の中が整理されていくと思います。アウトソーサーも慣れているので、コスト削減効果の高い業務をあぶり出してくれると思います。
③ではまず、見積を作ってみます。
え？これで見積が作れるのですか？
すぐに料金の話をしてくる業者は信用できません。アウトソーシングを導入した後に「聞いてない」「言ってない」みたいなことになりやすいです。もし、アウトソーサーが料金表のようなものを持って入れば別ですが、アウトソーシングは「個別の価格設定」にしてもらう方が御社にあったサービス提供ができると思います。
④業務の分析から始めませんか？
分析ってコンサルティングみたいなものですか？
私がアウトソーシングの導入で一番お勧めしたいのが、この方法です。まずは、業務をバラバラにして分析をしてもらうのです。いわゆる業務の見える化ですね。そうすることで、何をアウトソーシングすればいいのかが分かりますし、目標とするコスト削減効果も明確になってきます。
業務分析からスタートしませんか？と提案してくるアウトソーサーが一番信用できると個人的には思っています。
ただし、分析＝コンサルティングのようなものです。初期のコストがそれなりに発生します。社内での稟議を通すのは簡単なことではありません。そういう時は、アウトソーサーと何度も話をすればいいのです。
アウトソーサーは、業務分析から導入検討するメリットを知っているはずですし、根拠となる資料を持っているはずです。こうやって一緒に取り組んでいくことで、信頼感も生まれ、同じ方向を見れるようになるのです。
アウトソーシングの導入で大切なこと
長々と話してしまいましたが、最初に取り組むのは「業務体系図を作ること」です。そしてアウトソーサーに相談を持ち掛けたら自ずと話は進んでいきます。資料を作って問い合わせをするのにたった１時間程度です。
たったこれだけのことで、これまで踏み切れなかったアウトソーシングの扉が開いていきます。アウトソーシングに限らず、準備に時間をかけてしまう人は、考えすぎてしまうところがあります。まずはシンプルに行動を！周りの人・業者を頼る！ビジネスが行き詰った時の鉄則ですね。
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