コスト削減の取り組みをしている企業にとって、まず最初に取り組むべきコストが印刷費用です。
なぜなら効果は確実に出るからです。
印刷代のコスト削減取り組みをしている企業では、カラー印刷を禁止していたり2in1（1枚の紙に2ページ）を必須としていたりすることが多いのではないでしょうか。
ただ、本当の意味でのコスト削減をするのであれば「印刷をしない」だと思うのです。印刷すること自体を止めることができれば、確実にコスト削減になります。
今日は、ペーパーレス化に取り組んでいる企業の事例をいくつかご紹介します。あなたの会社でも印刷代のコスト削減取り組みの１つとして参考にしてみてください。社内でコスト削減の提案が通れば、あなたの株も上がること間違いなしです！
①紙での会議を禁止にする例
紙での会議を禁止してしまう方法です。印刷費を無駄にしないように！と全社的に流しても「これは必要な印刷だから」と割り切る人がたくさんいます。
印刷代のコスト削減に取り組んでいても『紙が2割減っただけ』という結果に落ち着くのです。それなら紙を一番使う社内会議において、ペーパーレスにしてしまう方が効果が出ます。
100％ダメっていってしまうことで、印刷する人は極端に減ります。それでも堂々と印刷をする人って、だいたい経営層だったりします。印刷費をたくさん使っている人は、決まって偉い人なのです。
社長に対して「それ印刷してはいけませんよ」とは言えません。しかし、社員みんなで紙での会議禁止令を守り、大幅なコスト削減ができた数字を見せれば、経営層も真似をしないわけにはいきません。結果で勝負するのです。
②ログインしないと印刷できなくする例
パソコンから印刷の指示を間違って出してしまい、急いでストップさせようと思ったけれども無駄に出てしまったことってありませんか？また、複合機に印刷されたけれども取りに来ていない紙が置き去りになっていることもよく見ますよね。
こういったことを防ぐためには、複合機にログインをしなければ印刷できないようにしてしまうのです。これで間違ってしまった印刷指示は、複合機上で削除することが可能になり無駄な印刷がなくなります。
誰も取りに来ない印刷物もなくなって無駄がなくなるだけでなく、セキュリティが強化されるメリットがあります。めんどくさいと思うのは、最初だけです。ログインする複合機を導入する場合は社内の情報部門に相談をしてみましょう。
③書類保管の倉庫代が浮きます
会社にある資料は、保存期間が決まっています。その期間、社内の倉庫や外部倉庫に預けて保管をしておかなければなりません。そもそも紙に印刷をしなければ、保管する必要がなくなるのです。
ペーパーレスのコスト削減提案を社内で実施するときには、保管コストの削減についても触れるようにしましょう。たかが１枚の印刷だとしても積み重なれば大きなものになり、保管コストまで算出すれば、大きな効果を発揮することが分かります。
印刷代のコスト削減でやってはいけないこと
印刷した紙が無駄だからといって、裏紙を使うのは止めましょう。表に書かれている情報がとても重要なものであれば、裏紙に書いたメモ１枚がとてもセキュアな情報になってしまいます。
紙がもったいないからと失敗した印刷物をメモ代わりにする人がいますが、そこから情報が漏れることの方がリスクです。裏紙を使っている人が周りにいたら注意してあげてください。また、会社で禁止にしてしまう方がいいでしょう。
