お客様に提出する提案書を作らなければならない・・・社長を納得させるための企画書を仕上げなければならない・・・と憂鬱な気持ちのあなた。きっとどこから作り出せばいいのか分からずに手が止まっているのではないでしょうか。
ドキュメント作成の時間が少しでも削減できれば、仕事の効率化につながっていきます。10時間かかっていたドキュメントを2時間で作成することができれば、8時間（丸一日！）の空いた時間を作り出すことができるのです。
今日はドキュメント作成に時間をかけないコツをお伝えします。
ドキュメントは大枠から作る
ドキュメントのタイプにもよりますが、まずは大枠を作ってしまいましょう。大体何ページくらいを想定していて、どのようなストーリーにするのか。ページだけ先に作ってしまうのです。パワーポイントならコピペを繰り返して、真っ白なシートを増やします。デザインは後回しにして、そのページに何を書くか、メモをするように追記していきます。
たったこれだけのことなのに、ドキュメント作成の進捗があることが気持ちを前向きにさせてくれます。0には何をかけても0ですが、0.1でも前に進めることができれば、自然と流れに乗りやすくなります。自分を騙すのです。この大枠づくりのポイントを知っているか知らないかで、仕事の生産性に大きな差が出ます。
誰かのドキュメントをパクる
一から作ろうと思うから時間がかかるのです。誰かが作った「これ使えるな」と思ったドキュメントをパクってしまいましょう。パクってしまえば8割終わったようなものです。0から作るよりも生産性はかなり高くなります。
ドキュメントをパクることで仕事の効率化を実現したことがある人は、誰かが作ったドキュメントを「パクれないかな」という目線で見るようになります。会社という組織は、全員で生産性の向上をすればいいわけですから、資料をパクることは賢い方法だと認めなければなりません。
しかし、自分が作ったドキュメントを人に渡したくないと思っている人も少なからずいます。全員で生産性を考える時代、そんな風土がある場合は、あなたがドキュメントを人に回して、パクることを正当化していきましょう。
方向性だけのドキュメントを作る
お客様から提案のチャンスをいただいた。期限は２週間後。さあ、一生懸命に２週間をかけて思いの詰まったドキュメントを作成しようと意気込みたくなるものです。しかし、良いものを作ろうと思えば思うほど、行き詰る経験をしたことがありませんか？
２週間後を期限として設定をしても、大抵のお客様は事前に打ち合わせをすることがウェルカムです。何十枚という提案書を作る前に、数枚にまとめた提案書で方向性が合っているかどうかを確認してみましょう。打合せの時間を作らなければならないので遠回りに感じるかもしれませんが、小刻みにお客様のニーズを把握していく方が最終的には良いものができ、またトータルのドキュメント作成時間も短縮できるのです。
まとめ
ドキュメント作成は、経験と慣れです。行き詰った時には、今日ご紹介した方法を思い出して試してみてください。ドキュメント作成スキルを向上させることは、仕事の効率化に大きな効果をもたらしてくれるはずです。
