思いっきり関西弁でのタイトルになっていますが、コスト削減のために取り組むべき企業が改善すべきポイントに「会議」があると思います。
社内会議が多い会社って、とことん会議ばかりしていますよね。出勤してすぐに会議室に入り、お昼を挟んで夕方まで会議している会議マンがいます。一体いつお客様向けの資料を作っているのか不思議です。
「コスト削減の案を出し合いたいので、毎週月曜日に集まってください」なんて連絡が来ることがあります。コストを生み出す会議でコスト削減について話し合うという何とも矛盾した事象ですよね。
今日はコスト削減に有効的な『会議を短くする方法』について解説していきます。
その会議必要ですか？
お客様やパートナー企業との会議は有効ですし、重要な場面だと思います。しかし、社内での会議は完全なる内部コストです。ご提案内容を決める会議であったり企画会議も大切ではありますが、中身が詰まっていない会議をダラダラとしていたら内部コストがムダに発生してしまいます。
会議が好きな人は、会議をすることで「仕事のやりがい」を感じているのかもしれません。また、会議で時間を消費することで「重要な仕事」をしているように映っていると考えている可能性もあります。
会議ばかりしている人に限って、その会議の必要性を考えたことがありません。2時間の会議をどうしたら1時間に減らせるか、週次ではなく隔週でいいのではないか、などといった会議に利用する時間を減らそうとは微塵も考えていないのです。
1人の1時間のコストを5千円だとしましょう。5人参加した会議を2時間実施したら5万円です。毎週実施していたら20万円です。
会議ってすごいコストじゃないですか？
会議時間を1時間に、ペースを隔週にした場合、1か月で5万円の会議コストになります。これだけで15万円減・75％減のコスト削減効果があります。やれ消耗品を減らせだの、モノクロ印刷を徹底しろだの、目先の対策で15万円削減するのがどれだけ大変か分かりますよね。ワーワー言っている上司は、まず自分の会議の取り組み方を見直ししてもらいたいと思います。
会議を短くしてコスト削減しよう
では、どのように会議の時間を短くしたり開催頻度を減らしたりすればよいでしょうか。会議コストの削減に有効な方法をご紹介します。
①会議単位を15分にする
先入観というのは怖いもので「会議」と聞くと1時間単位だと勘違いしているビジネスマンがいます。
会議の時間単位を15分単位にすることで、会議時間を減少させる効果につながります。15分単位で会議をすることが浸透すれば1時間の会議は、「15分×4マス」の会議だと認識するようになります。同じ1時間でもイメージが全く違いますよね。
今日は認識合わせだけしたいから15分だけ時間ください、なんて言葉が飛び交うようになれば、会議のコスト削減になります。
会議をコストだと思っていない人は、15分で約束をしても平気で時間をオーバーしようとします。15分単位での会議コスト削減方法を有効的にするためには、15分後に次の会議を入れてしまうといいでしょう。おのずと15分で終わらせなければならなくなりますし「決まってないからまた次回にやりましょう」と面倒なことをしていたらビジネススピードは低下しますからね。
②遅れてきた人は無視する
会議の開始時間に来ない人ってタイムマネジメントができていない人です。時間がどれだけ大切なのか分かっていないのでしょう。
会議のコストを削減するために「時間厳守」とします。10分遅れてきた人に、会議の冒頭から何を話し合ったのか改めて説明しようとする人がいますよね。非常に無駄です。会議に遅れてきた人が悪いのです。会議の開始時間に出席できていない人がどうしても参加して欲しいキーマンだった場合、開始時間を遅らせた方が生産性が良いです。
「先に会議を始めといて」の一言がどれだけ無駄なコストになっているのかを認識してもらいたいです。それなら「今日は欠席するわ」の方がコストがかからなくて良い選択といえます。
③レジュメを作る
ちょっとした会議でもレジュメを作ると時間通りに進めやすくなります。しっかりしたドキュメントじゃなくてもいいです。会議案内のメール本文に書くくらいで大丈夫です。時間通りに進んでいなければ、ファシリテーターが「その話は別途にしましょう」と切ってしまえばいいのです。
モニターがある会議室であればレジュメを画面に映しておくと効果的です。タイムマネジメントの能力が参加者に身に着くようになります。タイムスケジュールが視線に入っていると会議参加者が意識するようになります。
④資料は先に送っておく
会議が始まる前に資料を送っておくことで、参加者が資料に目を通した状態で会議に参加してくれるようになります。その場で初めて見る資料ではないため、説明を短縮することができるようになります。会議で初めて資料を読むほど時間がもったいないことはありません。
とはいえ、資料を送っても事前に見てくれる人は多くないでしょう。そんな時は「会議中に説明はしませんので、事前に確認しておいてください」とか「資料に対しての質問があれば、会議前に送ってください」などの既成事実を作ってしまいます。後で言い訳ができないようにしておくと、資料を見てくれる人が増えます。
事前に送る資料が分かりにくい資料では駄目ですよ。送る側も「〇ページに内容をまとめています」などのコメントをつけて、確認してもらいたいポイントを絞るようにするとコスト削減に効果的です。
⑤ペーパーレス会議
全員にノートパソコンが配られているのに、会議は紙でやりたがる人がいます。資料を印刷して準備することもコストになっているのです。
紙で会議をしたいという人は偉い人が多いため、ペーパーレス会議の実現はハードルが高いかもしれません。若い世代からペーパーレス会議が社内のデファクトスタンダードになるよう、前向きに実施をしていきましょう。
会議のコスト削減は意識の向上から
会議の時間を短縮する、または開催頻度を減らす方法についてご紹介をしました。
会議コストを削減する時に大切なのは「意識」です。これらの方法を一度試してみてください。自分が遅れたことで全員のスケジュールがずれてしまったら、今度は遅れないようにしますよね？話が盛り上がってるのに途中でファシリテーターに切られたら、次からは要点をまとめて話そうとするものです。
会議コスト削減の施策は継続してこそ意味があります。是非とも会議に対するコスト意識を社内に広めていってください。
