常にノートを取り続ける人や印刷した紙を保管することで安心する人がいます。これらの行動をする人たちは業務効率化のコツを見失っている気がします。
業務効率化はレスから始まります。
今回は、業務効率化が「レス」から始まることをお伝えしていきます。
その業務は必要ですか？
ノートを取ることがダメだというわけではありません。紙を保管することも仕事をする上で必要なこともあるでしょう。
しかし、必要ないのに残す必要はありません。ノートも書類も不要なら無くしてしまいましょう。業務効率化では「やめる」が一番削減されます。
◎業務効率①【ノートを読み返すのか？】
ノートを取ることがムダじゃないかを考える時には、自分のノートを改めて確認しましょう。読み返すことがありますか？読み返すことがないノートは取るだけ無駄です。提案書を作るためにヒアリングした内容はもちろん読み返すことがあるでしょうが、それでもポイントだけ絞って書けば大丈夫なはずですし、メモでも十分です。
私の部下に3か月でノートを使い切る人がいました。書きすぎです。
部下の商談を見ていてその理由が分かりました。書いていることで安心しているだけです。ノートを取ることよりも、お客様の話を聞くことの方が10倍大切です。ノートにカリカリしていても仕事は生まれませんし、ニーズを聞き出すことなどできないのです。
ノートレス、目指してみませんか？
◎業務効率化②【書類を後から読むのか？】
ノートと同じように、書類を後から見るのかどうかをチェックしてみるといいでしょう。案外、見ない書類が出てくるかと思います。
ただ書類の場合はノートと少し考え方が違います。お客様から頂いた印刷物や紙の書類は、破棄してしまうと二度と見ることができません。つまり、その場ではいらないかな・・・と思っていても１週間後に「あの書類に書いてあった件だけど」って電話がかかってくることは十分にありえます。
書類をレスにするコツは
・電子データをいただくこと。
・自分でキャプチャを取ること。
です。
電子データがあるのに紙を残しておくのはムダです。すぐにシュレッダーしましょう。いただいた書類にメモを取ることもあるでしょうから、書いてあることが必要な場合は写真を取ったりPDF化したりして保存するようにしましょう。これでペーパーレスを実現できます。
業務効率化はレスから考える
例えば、毎週報告書を書いている業務があったとしましょう。どのような施策を検討したとしても「やめる」には適いません。報告書レスにすることが一番の業務効率化なのです。
あなたの職場にも「定例化している業務」がいくつかありませんか？これまで業務をやめることは考えたことがないかもしれませんが、業務効率化を検討する際には「やめる」ことから考えるのが良いとされています。
先ほどの例であれば「報告書の提出を止めたら誰か困るのか？」という視点で考えていくといいでしょう。案外止められる業務が見えてくると思います。フラットに考えることが業務効率化のコツですね。
業務効率化のまとめ
ノートがいらない、書類は保管しなくて良い、という切り口から業務効率化を進めるコツをお伝えしました。
業務効率化は考えれば考えるほど深いです。複雑になると「生産性向上につながっているか？」などを数値化して検証する必要が出てきます。ただ基本は同じです。「やめること」を最優先に考えられるかによって業務効率化の成果に差が出てくると思います。
