メールは、ビジネスでコミュニケーションを取る一番多いツールではないでしょうか。普段からお付き合いのある方へのメールとは違い、初めてお会いした方やまだ会って話したことがない人へのメール文章は迷いやすいものです。
- お会いしたことがない人へのビジネスメールとは？
- 初めてお会いした方へのお礼メールはどう書く？
- ビジネスメールの書き方によって失礼になる？
当記事では、ビジネスメールを初めての相手に送るときの例文や注意点について紹介しています。
ビジネスメールに明確なルールはない
ビジネスメールに明確なルールはありません。メールの書き方を気にして、言い回しを考えることに時間を使うのはナンセンスと考えます。それならば「何を伝えたいか」を考えることに時間を使いましょう。
ビジネスメールに明確なルールはありませんが「礼儀」と「気持ち」は必要です。失礼な言い回しや、気持ちのこもっていないメールはNGです。
これはメールに限らず、一般的なビジネスの現場におけるコミュニケーションの常識的として捉えましょう。
初めての相手にビジネスメールを送る事例
初めての相手にビジネスメールを送る事例について、以下のポイントでご紹介します。
- タイトル
- 書き出し
- 書き終わり
- 署名
タイトル
初めての相手にビジネスメールを送るとき、最初に迷うのはタイトルではないでしょうか。件名は相手のメールソフトで最初に目立つ部分であり、開いてもらうための工夫が必要です。
「海野商事の坂本です。」
件名で名乗ってしまう方法です。初めて会って名刺交換をした後のお礼メールに効果的です。名前を憶えてもらいやすいメリットもあるでしょう。
「3/10のアポイントの件」
タイトルに日付が明確に書いてあると、相手がイメージしやすくなります。「アポイントの件」だけよりも、日付を入れることによって丁寧な印象を与えることもできます。
書き出し
書き出しで迷う人は、普段のメールの書き出しに「いつも大変お世話になっています」と書いているのではないでしょうか。初めての相手に対して「いつもお世話に・・・」は間違っているよな、という考えるため書き出しに迷うようです。
「初めまして、こんにちは。海野商事の坂本です」
実際に会ったときと同じような語り口調で問題ありません。案外、ビジネスメールでは「お世話になります」が使われすぎていて「こんにちは」から入るメールが少ないため、新鮮に受け取ってもらえる点もメリットでしょう。
「お世話になります。海野商事の坂本です。」
お世話になります、ならこれからお世話になりますね、と伝えることができます。
初めてお会いした人に「いつも大変お世話になっています」と使うことが間違いではありません。ビジネスメールで重要なのは「礼儀」と「気持ち」です。
「いつも大変お世話になっています」がテンプレートなのかな？と相手が受け取ると、気持ちが入っていないメールだと思われてしまいます。初めての相手のことを考えている気持ちが入っていれば、メールの書き出しなんて何でもいいです。
書き終わり
書き終わりについては、正直相手は真剣に読んでいません。毎日多くのメールを受信している人は、メールの要点だけを吸収したら、最後は読み飛ばしています。
「これからもどうぞ、よろしくお願いいたします。」
一般的な終わり方で問題ないでしょう。私はメールでインパクトを残したいときは、少しアレンジを加えることがあります。
「一緒にお仕事できる日を楽しみにしています！」
または初対面の時に話が盛り上がったときは、以下のように送ることもあります。
「次は、私の失敗談も聞いてください！」
「何でも相談してください！（難しくないことでお願いします）」
まだ会社として付き合いがないお客様には、覚えてもらうことが大切だ、と考えています。元気いっぱいのキャラを知ってもらうことで、相手にポジティブな印象が残るようになるでしょう。
署名
最初は、署名にしっかりと住所や電話番号を記載するようにします。メールの方が名刺を探し出すよりも容易だからです。ただ長い署名は、あまりお勧めしません。署名は4行以内に収まるように作成しましょう。
お付き合いが始まった後は、会社名と名前だけあれば問題ありません。ビジネスメールのやり取りが数回繰り返されると、署名がメールを長くする要因になってしまうので注意しましょう。
まとめ｜メールは気持ちが大切
ビジネスメールだからといって固くなりすぎないようにしましょう。気持ちが入っていれば、相手に失礼になることはありません。また礼儀についても最低限のことがクリアできていれば問題ないでしょう。
そもそも、日本人はメールの意図を書き出すまでに時間をかけすぎです。「Hi!」だけで立派な挨拶です。初めての相手に送るビジネスメールで大切なことは何なのかを考え、悩みすぎないようにしましょう。
