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残業を削減させる3つの方法!働き方改革を実現する

残業が多い部下がいると、上司の立場の人は会社から「残業を減らせ!」というプレッシャーを受け続けます。

残業の削減方法が分からない、と悩みを抱えているリーダーの方は案外多いです。

働き方改革関連法案が可決し、大企業では2019年4月から施行、中小企業も2020年4月から働き方改革関連法案が施行されています。いよいよどの企業も残業について真剣に考えていかなければならなくなったのです。

「そんなこと言われても、部下の残業が全然減らない・・・」と思っている管理職の方、一人で抱え込む必要はありません。

残業は確実に削減できます!

これからお伝えする方法を実行していただければ残業は確実に減ります。残業削減の成果が出ない人は「なるほど」と納得しつつも実行に移していないことが多いです。管理者の方も経営層の方も、今すぐ取り組みを開始できる必見の内容をまとめました。

部下の残業が削減できない理由

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まず、部下の残業が削減できない理由について解説していきます。私の周りでもほとんどの方がこれからご紹介する理由で毎月何十時間という残業を続けています。

①残業代が生活費の一部になっているから

残業をすると残業代が出ます。当たり前ですよね。月に50時間の残業を半年間も続ければ、誰もが残業代込みの給与が本当の給与と勘違いするものです。

頭の中では分かっていたとしても、半年間残業代が上乗せされた給与を手にすれば、自然と当たり前だと思うようになるものです。そして、生活スタイルも残業代込みで考えてしまうため、残業代を減らすわけにはいかなくなるのです。

②残業をすることが癖になっているから

残業代と同じように、毎日21時まで仕事をしていれば、仕事は21時までするものだと体がマヒしてしまいます。

9時から勤務開始するとして、お昼休みを挟んで11時間が勤務時間です。11時間勤務・21時に退社するのが当たり前だとマヒしているわけですから、残業が減るわけありませんよね。体が残業体質になってしまっているのです。

残業の癖はテレワークでも起こります。日中、自宅での仕事に集中できないため、だらだらと時間だ毛を使ってしまいます。テレワークでメリハリが付けれない人は、残業の悪い癖がついています。

 

③周りの目が気になる

周りも残業しているのに自分だけ帰るわけにはいかない、と思っている人がいます。

定時になって「お先に失礼します」と挨拶をしても誰も声をかけてくれない。場合によっては「いいよな、暇なやつは」なんて嫌味を言われることだってあります。これでは、誰でも帰りにくくなるものです。

帰りにくい雰囲気がある職場では、無駄な残業が増え続けています。

残業を削減する3つの方法

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ここからは、実際に残業を削減する方法をお伝えします。管理者の方だけでなく、経営者の方にとっても有益な情報となっているため、ぜひとも参考にしてみてください。

①生産性を評価に反映する

会社目線で残業代を考えてみてください。月に50時間残業をしていた人が、月に10時間の残業に減った場合、残業代は40時間分「浮く」ことになりますよね。1時間を2000円で計算をしてみると、毎月8万円の削減効果があります。半年間では、48万円です。残業代が出る対象社員が10人いれば、半年間で500万円、年間で1000万円の利益効果を得ることができます。

残業代を生活の一部にしている人のために、浮いた残業代は賞与で支払うようにするのです。正確な金額で算出する必要は無く、残業が減る→利益になる→自分たちに還元される、ということを理解してもらうのです。残業を減らす努力をしたことが社員に反映されなければ、残業代を生活費に充てている人の残業は減りません。

あなたが管理者の立場なら、部下の生活の事も考えてあげなければなりません。とはいえ、経営層に対して残業代を賞与に反映してください、と提案することはものすごく難しい交渉です。社員への還元することが経営上難しかったとしても、経営層に提案するだけでチームの意識は変わります。

ある会社では、残業を削減するために「残業時間が短い人に評価ポイントを与える」施策を実行しました。残業は上司の指示で実施するものなので、直属の上司も含めて評価の対象です。結果、残業時間は削減され、生産性の高いチームが増えたそうです。

②業務を丸裸にする

毎日11時間働いている人の生産性が本当に11時間分になっているのか、業務を丸裸にします。これは残業代削減に限らず、管理者として生産性向上の重要なミッションでもあります。

業務を丸裸にする時にやってはいけない方法は、部下と1人ずつ面談をして仕事の内容を聞き出す方法です。部下は誰もが仕事をさぼっている認識はないため、無意識に11時間に合わせて業務量の報告してきます。

業務を丸裸にする時には、1か月分の仕事内容を勤怠として記録しておいてもらう方法がベストです。記録するのはエクセルなどで構いません。1か月後、部下から1か月分の仕事一覧が上がってくるので、それを一覧表にまとめます。すると、何に時間がかかっているのかが一目瞭然となるのです。その一覧を前にして、部下との面談をしていきます。

数字で表されると言い訳することができません。一番時間がかかっている仕事をどうすれば減らす事が出来るのかを一緒に考えるようにすれば、部下の意識は大きく変わっていきます。

また、上司が1ヶ月の仕事を細かく把握していることで、今後の仕事への取り組み方が変わります。上司と部下とでコミュニケーションを取り、生産性向上を実現させるのです。

③残業は悪だという環境を作ってしまう

残業は悪だ、という環境を作ってしまう方法です。

残業をしている=仕事が出来る

ではなく

残業をしている=仕事が遅い

と思わせてしまうのです。中には、仕事が出来る人が他の人の倍の仕事をたった3時間の残業でこなしている場合もあります。だとしても、この空気を作ってしまうことができれば、半年から1年で残業は大幅に削減させることができます。

また、精神的に訴える方法なので、一度作り上げた「残業は悪だ」という文化は、将来的にも続けることができるようになります。

残業を悪だと思わせる施策を紹介します。あなたの会社や部署にあった方法を取り入れてみてください。

・あなたが一番最初に帰る
 (上司が残業していたら部下の手本になりません)
・最終退出者は、ホワイトボードに名前と帰宅時間を書く
 (次の日、昨日誰が遅かったのが全員の目にはいる)が
・定時に帰った社員を褒める
 (よく頑張った!)
・定時の挨拶をしなかった社員を指導する
 (自分より早く帰った社員にお疲れ様でしたが言えない社員はダメ)
・定時後の趣味の話で盛り上がる
 (定時後に遊んだり、趣味に没頭したりすると時間の有効活用)
・毎月の残業ランキングを張り出す
 (できれば赤い文字で)

全て、残業は悪だという環境を作り出すのに有効です。残業とは、そもそも上司の指示でするものです。

でも考えてみてください。ある社員が風邪で急に1日休んだとしましょう。仕事が止まりますか?問題なく会社は動きませんか?そういうことなのです。残業を減らす事は、絶対できます。

リモートワークで残業は減るのか?

※2020/9/4追記

コロナウィルスの感染拡大を防止するために、リモートワークを取り入れる企業が増えてきました。それに伴い、企業では残業時間の減少傾向が見られています。

これまで何となく仕事場に残っていた社員は、自宅で仕事をしながら定時を超える必要がなくなったのです。残業が減らない3つの理由のうちの2つを改善できたことになるのです。

○ ②残業をすることが癖になっているから

○ ③周りの目が気になる

生活の一部として残業代を考えていた社員からするとリモートワーク厳しいかもしれません。ただ、プライベートの時間が増えたことによって、外食していた人が自炊に取り組むようになったり、お金のかかる趣味が密になって控えていたりして、出費が抑えられていることもあるでしょう。経済を回すためには、出費も積極的にしていく必要はありますが。

リモートワークはコロナウィルスが落ち着いてからも継続して利用されることでしょう。様々な課題はありますが、残業時間の削減においては効果があると見て良いと思います。

残業を減らす方法のまとめ

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冒頭に話した内容を覚えていますでしょうか。「なるほどね」といいつつ、実行に移さない人は、絶対残業は減りません。逆に、これらの方法を試してみた人の部署は、確実に残業は減ります。

働き方改革関連法案に合わせることも大切ですが、残業削減の成果が出たら、会社からあなたのマネジメント力が評価されるようになります。会社には利益があがり、社員の健康が保たれるようになり、一石何鳥にもなる取り組みと言えます。