どうすれば仕事のスピードをアップさせることができるのか。実際に試して効果があった仕事のスリム化について共有します。仕事を受ける交渉段階にコツがあります。
優秀なビジネスマンは、仕事のスピードがとにかく速いです。普通の人が1つのタスクを終わらせるまでに、優秀なビジネスマンは3つも4つも仕事を前に進めています。
「忙しいから仕事を受けられません」ではビジネスマンとして二流だと言われかねません。上司からもお客様からも信頼を失ってしまいます。
忙しいからできないと仕事を断るとチャンスを失います！
仕事を受けるときの交渉内容によって仕事の効率化に差が生まれます。今日は、交渉によって仕事をスリム化する効率化テクニックを3つお伝えします！
忙しいから無理です、はビジネスマンとして失格
「忙しいから無理です」はビジネスマンとして失格だと思います。忙しいのであれば、交渉して納期調整をしたり、他のメンバーに振ったりすればいいのです。社外でも社内でも仕事を受ける時の交渉がとても大切であり、相手に納得してもらった上で仕事を進めなければなりません。
分かりやすく例にしてみます。
ある日リーダーであるあなたのもとに「新しいサービスを立ち上げたいから力を貸して欲しい」とお客様から依頼がありました。これから長く付き合っていきたいお客様なので、早速お客様先を訪問して1時間のヒアリングをさせていただきました。
今話した内容でサービスの立ち上げを考えている。
1週間後に企画書を持ってきてくれないか。
あなたは今、たくさんの仕事を抱えています。今日から1週間先までは、スケジュールがパンパンになっています。締め切りがあるものもありますし、部下の教育のことも考えていかなければなりません。タスクが手一杯になっているときにお客様からこのような依頼を受けたのです。
「すみません、忙しくてできません」と断ってしまえば楽なのかもしれませんが、お客様からの信頼はなくなり、二度と仕事の相談をしてくれなくなるでしょう。
ビジネスマンである以上「忙しいから無理です」という返答はNGです。
優秀なビジネスマンは、依頼があったその場で頭の中をフル回転させて、1週間後に向けた企画書のアウトプットまでのプロセスを考えています。粒度は？誰に任せる？サポートは必要？といった具合に仕事を立体化させるのです。
仕事をスリム化させることができれば、相手を納得させるアウトプットができるようになります。手を抜くこととスリム化は違います。できる限り仕事をスリム化しつつも相手にインパクトを与えるようにします。
仕事をスリム化させる！交渉テクニック3選
仕事をスリム化させる交渉テクニックを3つに分けてご紹介していきます。
①要点を絞ってスリム化させる交渉
相手が何を求めているのか、要点を絞った交渉でスリム化させるテクニックです。
先ほどの例では、お客様は新しいサービスの立ち上げに必要な企画書を求めています。決して企画書を100枚求めているわけではありません。10枚でも5枚でも、もしかしたらA4用紙1枚でも相手が求めているものを伝えることができるかもしれません。
その場で、どこに要点があるのかをお客様から聞き出し、要点を絞った企画書を作る交渉をするのです。
上司から指示された場合でも同じです。
上司「商品売上の課題を取りまとめておいてくれないか？」
自分「それは、現在課題になっている○○商品に絞っていいですか？」
上司「そうだな、他の商品については今回はいらないから」
普通のビジネスマンは全ての仕事を正直に引き受けてしまいがちであり、お客様に納得してもらうために、最上級の品質を求めすぎてしまうことがあります。相手が何を求めているのかを明確にし、要点を絞った交渉仕事のスリム化につながります。
②スケジュールを調整してスリム化させる交渉
いつまでに資料を用意してくれ、と依頼をする人は、どこかのタイミングで資料を使うから依頼をしているのです。相手が示した期限を正直に受け付けるのではなく、「それはいつ、何に利用するのですか？」とヒアリングするようにしましょう。何に活用されるのかが分からなければ、資料の質も落ちてしまいます。
1週間後くらいまでに、という期限の依頼があったとき、8日後に何があるのか？もしかしたら2週間後でも間に合うのではないか？と先を見据えたスケジュールの調整をするのです。
例を出してみます。
お客様「来週の金曜日中に提案書を送ってくれませんか？」
自分 「それは、土日に利用されるということでしょうか？」
お客様「いや、次の週の火曜日の会議で出そうと思ってます」
自分 「それでしたら、月曜日にまた来させていただきますよ。
その場で一緒に提案書のブラッシュアップをしませんか？」
お客様「その方が修正依頼なんかも少なくていいかもしれませんね」
金曜日に向けて残業して資料を作るよりも、ドラフト（たたき台）だけ作っておいて月曜日に一緒に考えた方が訂正依頼も少ないし、お客様のニーズを盛り込むことができると判断した交渉例です。
相手から「いついつまでに」と依頼をされたその場でスケジュールの交渉ができると、効率的に仕事をスリム化させることができます。
スケジュールの交渉で気を付けることが1点あります。ダラダラと日程を後ろに延ばすような交渉はNGです。仕事が遅いと思われるだけでなく、今回の件については真剣に取り組むつもりがないかな？と思われてしまいますので注意しましょう。
③周りを巻き込んでスリム化させる交渉
仕事の依頼があった時に、すべてを1人でやらなくてもいいのです。周りにいる人と一緒に取り組んだ方が早いと感じたら、どんどん巻き込んでいきましょう。これも重要な交渉術です。
またあなたがリーダーである場合は、部下に仕事を振ってもいいでしょう。その際は部門内にいる部下のタスクをしっかりと把握しておく必要があり、誰がどのタイミングで取りかかれるかを瞬時に計算できるようにしておく必要があります。
お客様にはその場でOKを出して「誰かできるだろ」と社内に持ち帰ったらみんな忙しくて対応できない・・・お客様に「もう1回調整できますか？」と相談するのはあまり良くない展開です。
急な依頼に限らず、仕事をスリム化させるためには業務を分散させるのが効果的です。
自分1人では3時間かかる業務も、その分野に強い人と一緒にすれば1時間で終わらせることができるかもしれません。仕事は個人でやるものではなく、チームでやるものです。だから他の人からサポートの依頼があった時には、快く引き受けてあげましょう。
まとめ：仕事をスリム化させる交渉テクニック
交渉力とは、お客様との間でのみ活きるものではありません。上司や部下との交渉、協力会社との交渉、仕入れ先との交渉など、仕事を効率化させるためには様々な交渉をうまく進めていく必要があるのです。
これから更なるスキルアップを目指していく中で、交渉力の強化は最重要なポイントになることを覚えておいてください。
